Data ansvar for Køge og Omegns Automobilklub

 

 

 


                                                                                                                    Dato: d. 25. maj 2018

 

Privatlivspolitik (GDPR)

 

Dataansvar for Køge og Omegns Automobilklub (KOA)

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

 Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Køge og Omegns Automobilklub er dataansvarlig, og vi sikrer, at personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Torben Falck Hansen

 

Adresse: Hvedevænget 48, 4690 Haslev

 

Telefon nr.: 4068 4821

 

Mail: torbenfh@hotmail.dk

 

Website: www.koanyt.dk

 

Klubbens CVR nr : 33296738

600 Køge - CVR:33296738 - Klubaften hver torsdag kl. 19.30-22.30600 Køge - CVR:33296738 - Klubaften hver torsdag kl. 19.30-22.30

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

  • Medlemsoplysninger:
  • Almindelige personoplysninger: Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, licensoplysninger, kategori, opkrævningsmetode.
  • Oplysninger om ledere, trænere og officials:
  • Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse

 

 

 

 

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra det enkelte medlem. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

  • Dansk Automobil Sports Union (DASU), f.eks. kontaktoplysninger om det enkelte medlem  hvis der er har søgt om medlemskab af klubben gennem DASU
  • Via  DASU´s medlemsportal, om suspensioner og kursusdeltagelse

 

Foreningens formål med behandling af personoplysninger

Vi behandler personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med det enkelte medlem
  • Behandling efter lovkrav, f.eks. ved indhentelse af børneattest.
  • Behandling med samtykke, f.eks. ved brug af billeder på hjemmeside etc.

 Formålene:

  • Formål med behandling af medlemsoplysninger:
  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
  • Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
  • Administration af medlemmets relation til Køge og Omegns Automobilklub

 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler  medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Udøvelse af idrætsaktivitet.
  • Håndtering af  medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling.
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter i klubben samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen.
  • Videregivelse af  almindelige personoplysninger til DASU i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
  • Da foreningen er medlem af DASU, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter udmeldelse af klubben
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

 

Samtykke

Oftest vil vores behandling af  personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter et samtykke, er det frivilligt, om man vil give samtykke, og man kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

 

Videregivelse af personoplysninger

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til DASU, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysningerne til firmaer eller andre, uden samtykke.

 

Opbevaring og sletning af personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:

Vi vil opbevare personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for udmeldelse af klubben

Ulønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare personoplysninger i en periode fra ophøret af medlemmets virke i klubben og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi medlemmets almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter ophøret i klubben.

 

 

Lønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare personoplysninger i en periode fra ophøret af medlemmets virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
  • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

 

 Den enkelte persons rettigheder

Den enkelte person, har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger har den enkelte person:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data.
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger.
  • Retten til berigtigelse.
  • Retten til sletning.
  • Retten til begrænsning af behandling.
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse.

Hver person kan gøre brug af sine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis en person henvender sig med en anmodning om at få rettet eller slettet sine  personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Man kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil hvert medlem modtage besked derom.

 

 

 

Køge og Omegns Automobilklub